6 Saveta Za Produktivniji Poslovni Sastanak

Kada radite u kancelariji bilo kog tipa, velike su šanse da ćete prisustvovati ali i organizovati mnogo različitih sastanaka. Od rutinskih sastanaka, do sastanka osoblja ili čak sastanka gde kolektiv prolazi kroz bezbednosne procedure, svi tipovi sastanaka su neophodni za uspešno poslovanje.

Međutim, poslednjih godina većina ljudi više voli da radi od kuće velikim delom jer ne moraju da prisustvuju sastancima. Posebno onim sastancima koji su loše organizovani.

Neretko se rezultati sastanka uopšte ne primećuju, što znači da je sastanak bio neproduktivan. A da bi sastanak bio produktivan neophodno je znati pravila organizovanja uspešnog sastanka. Ako odvojite vreme da isplanirate i pripremite sastanak to će se svakako odraziti na učestvovanje prisutnih i na rezultat sastanka.

A evo kako to i da uradite. Pogledajte 6 saveta za planiranje produktivnog poslovnog sastanka:

Imajte sastanke samo kad je to neophodno

Naravno da se sastanci sazivaju samo kad je neophodno, ali postoje ljudi u organizaciji koji organizuju sastanak da prodiskutuju nešto što je moglo da se reši putem telefonskog poziva. Takođe ako vas zaposleni suoči sa problemom “na hodniku“, nemojte bežati od njega pod izgovorom da ćete organizovati sastanak oko te teme. Saslušajte problem odmah- velike su šanse da se može rešiti i bez bespotrebnog sazivanja celog kolektiva.

Pozovite prave ljude

Da, ovo znači da nekada morate da pozovete one ljude koji će unapred biti protiv svega ili iznositi kilometraške argumente. Ali pitanja i uslove koje ti ljudi postavljaju su ponekad krucijalni za rešavanje problema i usavršavanje procesa rada. Dobro razmislite čije je prisustvo obavezno na sastanku, a čije baš i nije. Oni ljudi koji su pozvani na sastanak bez potrebe se mogu osećati kao da nemaju šta da doprinesu, kao i da gube dragoceno vreme.

Izaberite pravo vreme i lokaciju

Ako znate da određeni timovi imaju dnevne preglede zadataka tačno u podne, vaš sastanak sa njima ne može biti isto u podne. Tom timu je sastanak bitan da bi održali ritam rada koji vi Vašim lošim planiranjem možete narušiti. Takođe, ukoliko Vaš sastanak nije hitan ni prioritetan, preklapanjem sastanaka im poručujete da to o čemu oni diskutuju i nije tako bitno. Takođe treba povesti računa i gde ste zakazali sastanak. Restorani i kafići nisu dobar izbor lokacije za sastanak jer će svi biti okupirani pićem i hranom.

Odredite temu sastanka

Odredite tačno o čemu će se na sastanku diskutovati i obavestite svoje zaposlene o temi. To će im dati dovoljno vremena da se pripreme i spreme ideje ili argumente. Sve što ostaje da Vi uradite je da se držite zadate teme sastanka.

Recite zaposlenima i kolegama šta očekujete

Unapred. Ponekad ćete na početku sastanka izlagati određene informacije ili podatke pre nego što pokrenete diskusiju. Ako su te infomacije nešto što Vaš zaposleni ili kolega treba da izloži, recite im to pre sastanka da bi se oni pripremili. U suprotnom će oni biti nepripremljeni, a Vaš sastanak će postati beskorisan.

Zabeležite glavne tačke sastanka

Bila bi dobra ideja da jedan od učesnika zapisuje nove radne zadatke koji nastaju u toku sastanka. Popis učesnika, kao i tema sastanka, glavne tačke, zadaci i siže sastanka će svima koristiti u budućem poslovanju. Deo razloga zašto ljudi vole pisani trag je zbog činjenice da se većina usmenih informacija koju čujemo zaborave. To je normalno i ljudski, ali ako imate pregled sastanka u elektronskoj formi koju ćete poslati svim učesnicima sastanka, svima će biti lakše da se prisete njihovih zadataka i dogovora.